Fuhrparkmanagement bleibt bei Unternehmen weiterhin voll im Trend, das finanzierte Bestandsvolumen stieg von 2017 bis 2018 um 7,4 Prozent auf 1,9 Milliarden Euro an. Einer der Wachstumstreiber ist die fortschreitende Digitalisierung von Produkten und Dienstleistungen, die Prozesse einfacher und schneller macht. Denn das traditionelle Fuhrparkmanagement wandelt sich grundlegend: Anstelle von Excel-Tabellen und Regalen mit Ordnern voller Tankbelege bestimmen mehr und mehr digitale Dienste (z.T. über Apps) den Arbeitsalltag. Spätestens, wenn Unternehmen ihr Kerngeschäft digitalisieren, muss der Fuhrparkmanagement-Dienstleister mitziehen. KundInnen haben eine hohe Erwartungshaltung: Die Wege der Zusammenarbeit und die Geschäftsmodelle müssen mit dem Ziel, den Aufwand an Kosten sowie Zeit zu reduzieren, vereinfacht werden. Digitale Lösungen sind auch ein Instrument dafür, neue, junge Zielgruppen anzusprechen, die die Funktionalität solcher Tools schätzen.
DI Renato Eggner
Leiter des Fuhrparkmanagement-Ausschusses des Verbandes Österreichischer Leasing-Gesellschaften (VÖL) und Geschäftsführer der Raiffeisen-Leasing Fuhrparkmanagement Gesellschaft m.b.H. © Foto: David Sailer
Für die heimischen Flottenmanager heißt es daher, sich dem Thema
Digitalisierung zu öffnen und bestehende digitale Lösungen anderer
Lebensbereiche auf die eigene Branche umzulegen. Das ist anfangs mit
Investitionen in die Entwicklung von digitalen Angeboten und dem Aufbau
von Know-how verbunden, macht sich aber durch die langfristige
Kundenbindung und die Optimierung interner Prozesse bezahlt. Die
übergangslose Integration mit der in Unternehmen vorhandenen Soft- &
Hardware ist selbstverständlich, sie trägt weiter zur Optimierung des
gesamten Geschäftsprozesses bei.
Mit einem Klick alles im Blick
Das Fuhrparkmanagement wird immer komplexer, es gilt eine Vielzahl an Daten, Dokumenten, Versicherungen, Fristen und rechtlichen Bestimmungen zu verwalten und dabei den Überblick zu bewahren. KundInnen erwarten digitale Lösungen, die sich orts- wie zeitunabhängig auf all ihren Endgeräten (z.B. Mobiltelefon, Tablet, Laptop und Stand-PC) nutzen lassen. Eine digitale Fuhrparkmanagement-Lösung sollte einen Überblick über den gesamten Fuhrpark, die Kostenentwicklung, CO2-Emissionen, die Auslastung der einzelnen Fahrzeuge und vielem mehr bieten. Der Kunde hat damit jederzeit auf einen Blick die Übersicht über seinen Fuhrpark und sieht gegebenfalls Besonderheiten und Ausreißer via Online-Reporting. Neben der optimierten Kosten- und Datentransparenz reduziert die digitale Lösung den Verwaltungsaufwand erheblich, verbessert die Auslastung des Fuhrparks und senkt damit wiederum Kosten.
Ein betrieblich genutzter Pkw verursacht pro Jahr ca. 120 Belege. Die Verarbeitung eines einzigen Beleges vom Posteingang bis zur Zahlung und Archivierung verursacht in Unternehmen Administrationskosten von 20 bis 30 Euro. Der Fuhrparkmanager leitet typischerweise alle Fahrzeugbelege über sich um und spart damit seinen KundInnen diesen Handlingaufwand. KundInnen bekommen stattdessen für ihren gesamten Fuhrpark nur noch eine Rechnung pro Monat. Diese wird idealerweise als Datenfile mit allen Detailkosten der einzelnen Fahrzeuge übermittelt und automatisiert in das Buchhaltungssystem der KundInnen eingespielt.
Die digitalen Anwendungen müssen laufend weiterentwickelt werden, nicht nur entlang der Kundenbedürfnisse, sondern auch um gesetzliche Vorschriften umzusetzen.
Komfort für Firmenwagennutzer via App
Auch die Firmenwagennutzer erwarten sich, dass Prozesse rund um den Betrieb des Firmenwagens einfach, bequem und digital – im Idealfall via App über das eigene Smartphone – abgewickelt werden können. Dazu zählt etwa die Abrechnung von Belegen, die Koordination von Werkstattterminen oder die Meldung von Schadensfällen.
Chance Telematik
Telematiksysteme können eingesetzt werden, um Firmenflotten effizienter zu machen, denn sie ermöglichen den Unternehmen ganz neue Möglichkeiten und ersetzen nicht nur handgeschriebene Fahrtenbücher. Mit den gewonnenen Daten kann etwa die Routenführung optimiert werden, das spart Sprit und Zeit.
Seit 1. Jänner 2019 ist bei vielen Anwendungen auch für Nutzfahrzeuge unter 3,5 t das Führen eines Lenkprotokolles vorgeschrieben. Moderne Telematiksysteme schaffen mit einem elektronisch erstellten Lenkprotokoll massive administrative Erleichterung.
Bei aller Digitalisierung ist es aber gleichzeitig wichtig, die Qualität des persönlichen Supports und des Services nicht zu vernachlässigen, denn schließlich bilden sie die Basis für die erfolgreiche Dienstleistung Fuhrparkmanagement.
